1. Defina os sistemas de trabalho.
Pessoas diferentes têm maneiras diferentes de realizar tarefas. A definição de padrões pode reduzir o tempo necessário para alcançar o resultado desejado. Ao estabelecer padrões e definir sistemas de trabalho repetitivos, a equipe geralmente tem menos perguntas e percebe quanto tempo determinadas tarefas devem levar. Esses sistemas de trabalho precisam ser padronizados para permitir a máxima eficácia e adaptados para permitir a liberdade necessária para concluir a tarefa da melhor maneira possível.
2. Estabeleça várias ferramentas de comunicação.
Os benefícios do estabelecimento de várias ferramentas de comunicação são duplos. Antes de tudo, sua equipe tem uma maneira de comunicar algo urgente à pessoa certa imediatamente. Em segundo lugar, unifica processos como o que usar para chamadas em conferência, gravações de tela e assim por diante. Está claro que ferramenta é usada para quê, o que contribui para criar esse sentimento interno de união.
3. Agende reuniões regulares.
Agendar briefings ao mesmo tempo no mesmo dia da semana contribui para a criação de uma rotina. As rotinas fornecem à equipe algo a que eles estão acostumados e familiarizados. Isso, em troca, deixa a equipe à vontade e reduz o estresse. As videochamadas são uma das melhores maneiras de maximizar a eficiência, porque recriam a rotina do escritório, sentindo que as equipes remotas estão perdendo.
4. Tenha resultados claros e detalhados.
Simplesmente dizer a alguém para fazer algo geralmente não é a maneira popular de gerenciar equipes. O microgerenciamento também não é o motivo pelo qual alguns gerentes evitam dar instruções com muitos detalhes.
Com base na minha experiência, é melhor fornecer descrições mais detalhadas das tarefas com exemplos de como deve ser o resultado final. Dê à equipe a liberdade de executá-lo com menos instruções e tendo que lidar com possíveis mal-entendidos.
5. Verifique se as horas de trabalho se sobrepõem.
Independentemente do fuso horário em que os membros da sua equipe estão, é recomendável ter pelo menos três a quatro horas por dia em que a maioria da equipe esteja online ao mesmo tempo. Mesmo que é improvável que alguns membros da equipe precisem um do outro para concluir suas tarefas, estar on-line ao mesmo tempo aproxima a equipe e é a solução mais rápida para solução de problemas que existe.
6. Crie um ambiente de trabalho profissional.
Trajes profissionais e um ambiente de trabalho sem distrações fazem parte de qualquer cultura corporativa. Além disso, a definição de padrões profissionais contribui para a eficiência e coloca as pessoas na mentalidade certa.
7. Escolha chamadas (vídeo) em vez de bate-papo e e-mails.
Com o Skype e o email disponíveis ao alcance de todos, é tentador conversar e enviar um email rápido sempre que houver algo a discutir. Isso pode facilmente levar a mal-entendidos. Com equipes virtuais, videochamadas ou pelo menos chamadas regulares são mais do que uma maneira de evitar mal-entendidos. Eles conectam os membros da equipe em um nível mais pessoal.
8. Encontre as pessoas certas para trabalhar.
Nem todo mundo está preparado para o trabalho remoto e nem todo mundo se encaixa na personalidade da equipe. Existem alguns testes de personalidade profissional por aí, e eles podem ser uma ótima maneira de determinar se alguém é o mais adequado e ainda se perguntar se você tem certeza sobre essa pessoa ou não. Caso contrário, é melhor seguir para o próximo candidato. Além disso, a verificação dupla de todas as referências é essencial para garantir que você saiba o máximo possível em que está se metendo.
9. Estabelecer um sistema meritocrático.
A meritocracia – ou o processo de recompensar e reconhecer as pessoas com base em suas habilidades – estimula as pessoas a trabalharem mais e melhor. Certifique-se de configurar sistemas de recompensa para manter sua equipe motivada e identificar melhor os membros da equipe que podem assumir mais responsabilidades.
10. Use ferramentas de gerenciamento de projetos.
As ferramentas de gerenciamento de projetos podem ser ideais para acompanhar os prazos. Eles também enviam alertas e lembretes de prazos e oferecem uma rápida visão geral diária, semanal ou mensal do que precisa ser feito, por quem e quando. Coisas como o Google Docs ainda podem ser uma ótima adição e o mesmo é válido para aplicativos de rastreamento de tempo.
