É por isso que o outsourcing de TI é cada vez mais comum no mercado. Mas, apesar de todas as vantagens da prática, é possível que ela seja responsável por dores de cabeça desnecessárias para gestores. Erros cometidos na hora de contratar a empresa e de definir os serviços que serão terceirizados podem fazer com que a sua organização não desfrute plenamente dos benefícios dela.
Para ajudar você a entender melhor como fazer uma terceirização de forma eficiente, listamos 7 erros que organizações cometem na hora de fazê-lo e que prejudica o resultado final.
1 – Definir mal o Acordo de Nível de Serviço
Um dos componentes mais importantes de um contrato de terceirização de TI é o Acordo de Nível de Serviço (Service Level Agreement, SLA na sigla em inglês). Nele é previsto as obrigações, as métricas e todo o termo de responsabilidade com a informação que a empresa terceirizada precisa ter.
Esse tipo de acordo é importante porque deixa claro para as duas partes quais são as obrigações de cada uma no negócio. Mas, para funcionar bem, ele precisa ser feito com base em métricas sólidas que devem ser medidas de tempos em tempos para a garantia de que o que foi definido está realmente sendo entregue.
Uma sugestão importante é de revisar o Acordo de Nível de Serviço periodicamente. Isso vai garantir a eficiência do documento a longo prazo e vai garantir o sucesso do contrato por um período de tempo maior.
2 – Não ter o ambiente adequado para inovação
Uma das expectativas das empresas de TI na hora de trabalhar com outsourcing é ter uma maior inovação nas operações que elas executam. É um sintoma da era digital e de uma economia que exige que organizações se renovem com frequência para agradar clientes e stakeholders na competição de mercado.
Mas, para garantir que a terceirização traga inovação para a empresa, é necessário que o contrato e o formato de trabalho sejam adequados para isso. Tê-los de forma muito rígida pode atrapalhar na criatividade, elemento fundamental para a inovação em qualquer setor. Tenha isso em mente na hora de elaborar a minuta do outsourcing das suas atividades de TI.
É importante também criar fóruns de inovação e encontros que envolvam tanto a empresa contratada quanto a sua própria equipe. Ter uma liderança voltada especificamente para a disrupção também será fundamental na hora de definir atividades, planejar execuções e de cobrar a equipe para entregar isso.
3 – Ter falhas na governança da equipe
Os assuntos relacionados à governança são um dos elementos mais críticos na hora de se fazer a terceirização de TI. Problemas nos padrões de trabalho e falhas na comunicação entre a equipe interna e a terceirizada aumentam o risco da operação dar errado.
É preciso estabelecer todo o modelo de governança da corporação e todos os estágios dele, com fluxos para cada um dos atores. É importante validar esse modelo com a empresa terceirizada e, se for o caso, executar mudanças para que a comunicação e as entregas fluam da melhor forma possível.
4 – Não integrar a empresa terceirizada com a equipe de TI
Um erro que acaba sendo comum em organizações é o de não agregar as equipes das duas empresas. Em geral, funcionários de TI terceirizados são especialistas em uma determinada área, mas isso não significa que eles não possam ganhar ao trabalhar de forma estruturada com os funcionários da organização que prestam serviço.
Para fazer esse tipo de integração é interessante utilizar metodologias específicas de trabalho. Uma delas é a TI bimodal. Nela, sua empresa tem uma equipe responsável por entregas mais rápidas e outra trabalhando de forma estável e estruturada. Isso pode ser feito junto com a metodologia dos DevOps, com integração entre a equipe de desenvolvedores e de infraestrutura.
5 – Pouco foco na transição
A transferência dos serviços que farão parte do que a organização precisa terceirizar precisa ser feita com foco e cuidado, sob o risco de atrasos e quebra de confiança. Por isso, é preciso planejar bem quais informações serão repassadas para o novo provedor e delimitar bem os prazos para a execução dessas tarefas.
O desenvolvimento de planos de contingência para o caso de um imprevisto é essencial, além de atuar ativamente para diminuir os impactos que vão vir da transição dos serviços. Portanto, é importante que os gestores se antecipem adequadamente aos prazos para diminuir ao máximo os eventuais problemas que podem ocorrer.
6 – Não definir canais de comunicação
Uma comunicação eficiente com a empresa de terceirização de TI precisa ser feita por meio de canais específicos. É importante que eles sejam definidos antes de iniciar a transição, para evitar mal entendidos e eventuais ruídos que podem ocorrer entre a prestadora e a tomadora dos serviços.
Essa comunicação precisa ser constante para que os times das duas empresas tenham consciência do trabalho que está sendo feito e do resultado dele. É importante também para o acompanhamento das ações e a avaliação de que o que está sendo feito impacta positivamente na eficiência da organização.
7 – Executar a terceirização de TI com um planejamento ineficiente
Planejar bem requer tempo e pesquisa, mas é o que vai garantir o sucesso da terceirização de TI. Por isso é importante traçar de forma antecipada as metas e elaborar o passo a passo do escopo de trabalho que será tocado pela empresa terceirizada.
Além disso, é essencial documentar as ações importantes que precisam ser feitas, estabelecendo métricas para medir cada uma, além de prazos específicos também.
Infelizmente, cometer erros na hora de fazer a terceirização de serviços de TI é algo mais comum do que se pensa. Mas é possível trabalhar de forma antecipada para evitá-los e garantir que os serviços sejam feitos da melhor forma possível. Com base nessa lista, sua empresa vai ter informações suficientes para a atividade.
